Lettre d'observations de l'URSSAF : comment réagir ?



             A l'issue d'une opération de contrôle de l'URSSAF (sur place ou sur pièces) et avant d'envisager un éventuel redressement, l'agent chargé du contrôle est tenu de communiquer une « lettre d'observations » à l'entreprise contrôlée (que l'on appelle techniquement le cotisant). Cette lettre d'observations, datée et signée, est généralement reçue par l'entreprise en lettre recommandée avec accusé de réception.

             Cette communication initiée par l'URSSAF est destinée à assurer le caractère contradictoire du contrôle et le respect des droits de la défense.

             L'URSSAF délivre par la même sa première appréciation sur le respect ou non par l'entreprise contrôlée de la législation de sécurité sociale, d'assurance chômage et d'AGS. Une lettre d'observations sera ainsi également transmise lorsqu'aucune infraction aux dispositions du code de la sécurité sociale n'a été relevée.

             S'il ne s'agit nullement d'une mise en demeure de payer, ce premier retour écrit de l'URSSAF préfigure fortement de ses intentions pour la suite de la procédure. Et notamment la mise en œuvre prochaine d'un redressement de cotisations lorsque les observations présentent des manquements à la législation de sécurité sociale. Il est donc impératif pour l'entreprise de réagir habilement dès la réception de la lettre d'observations. Une lecture attentive et critique de la lettre d'observations est donc nécessaire.


1.

             L'entreprise dispose tout d'abord d'un délai de 30 jours pour présenter ses éléments de réponse. Ce délai court à compter de la présentation de la lettre recommandée.

             Ce droit de réponse n'est ici nullement théorique. Il peut permettre de remettre en cause totalement ou partiellement l'appréciation portée par l'URSSAF. Et ce notamment lorsque des considérations de droit ou de fait, non-évoquées lors du contrôle ou non-pris en compte dans son analyse par le contrôleur de l'URSSAF, sont suffisamment étayées pour emporter la conviction de ce dernier. Ces arguments peuvent porter sur le fondement juridique d'un chef de redressement, sur l'assiette de celui-ci ou sur le mode de calcul retenu. De nouvelles pièces justificatives pourront opportunément être transmises par l'entreprise.

             Attention toutefois à ne pas abuser d'un tel droit de réponse. Celui-ci doit être sérieux et argumenté. Et les éléments de réponse transmis à l'URSSAF ne doivent pas nécessairement viser à contester, coûte que coûte, toutes les remarques formulées par le contrôleur de l'URSSAF. Si les griefs formulés par l'URSSAF sont indiscutables, l'exercice du droit de réponse peut être contre-productif pour l'entreprise. Il convient enfin de préciser que le droit de réponse du cotisant peut être effectué directement par le Conseil de celui-ci, souvent bien plus au fait de la règlementation technique de la sécurité sociale. De surcroît, l'exercice de ce droit de réponse ne prive pas le cotisant de la possibilité de faire valoir ses mêmes arguments en défense dans le cadre d'un contentieux ultérieur. Il n'y a donc, très souvent, rien à perdre dans l'exercice du droit de réponse.

             Lorsque l'entreprise aura exercé son droit de réponse dans le délai imparti, l'agent de contrôle sera également tenu de répondre. Cette réponse devra être motivée et portée sur toutes les observations exprimées « de manière circonstanciée » par le cotisant. Cette réponse détaille, par motif de redressement, les montants qui, le cas échéant, ne sont plus retenus et ceux qui demeurent envisagés.

             C'est uniquement à la suite de ces échanges que se clôturera la procédure de contrôle, qu'un redressement pourra éventuellement être initié par l'URSSAF et que des recours judiciaires pourront être engagés.


2.

             La lettre d'observations doit ensuite comporter un certain nombre de mentions obligatoires, listées par l'article R.243-59 du code de la sécurité sociale. De même, les observations de l'agent contrôleur doivent être impérativement présentées, séparément, par chef de redressement. L'omission de ces mentions et le non-respect de ces règles de présentation emportent l'annulation de la procédure. Il peut donc être intéressant de vérifier la présence de ces mentions obligatoires et la régularité de la présentation effectuée par l'URSSAF. En cas de défaillance de celle-ci, il s'agira d'un vice de forme important, à soulever opportunément dans le cadre d'un contentieux ultérieur.


3.

             Enfin, dans l'éventualité d'un blocage dans les discussions avec l'agent chargé du contrôle, il peut également être envisagé de prendre un rendez-vous physique avec celui-ci, voire avec son supérieur hiérarchique. Et ce afin de mieux vous permettre de détailler les arguments s'opposant en tout ou partie au redressement. Le Conseil du cotisant peut à ce titre accompagner son client pour l'appuyer sur les différents points techniques objet du litige. Une telle initiative sera justifiée lorsque le cotisant sera certain de ses positions ou lorsqu'il y a un litige sérieux sur l'application ou l'interprétation de la législation. Dans ce dernier cas, le recours à une transaction pourrait être opportun pour les parties



Guillaume DEDIEU


Source : Ellipse Avocats